Ooit was het makkelijk: bij een nieuwe computer kocht je het meest recente Officepakket en daarmee was de kous af. Sinds Microsoft ook met abonnementen werkt, is het echter lastiger kiezen: koop je Office afzonderlijk of neem je Office 365?

Thibault Seynaeve

Office 1 1De afgelopen jaren zijn steeds meer softwarefabrikanten overgeschakeld op een nieuw verdienmodel, namelijk de verkoop van ‘services’. Software wordt niet meer gezien als een ‘afgewerkt product’ dat verkocht kan worden. In plaats daarvan wordt software benaderd als een service die steeds wordt uitgebreid met verbeteringen (updates). Veelal gaat dat ook gecombineerd met een vorm van cloudopslag, waarbij bestanden bijvoorbeeld steeds gesynchroniseerd worden. Interessant dus, maar het nadeel is dat het prijskaartje van zo’n abonnement wel oploopt. Laten we zeggen dat je zeven jaar lang met je computer doet. Betaal je € 69,- per jaar voor Office 365, dan heb je daar uiteindelijk bijna € 500,- voor betaald. Als je vooraf was gevraagd om dat bedrag te betalen voor zeven jaar Officegebruik, dan had je wellicht vriendelijk bedankt en een alternatief gezocht. Gelukkig kun je ook nog steeds voor een vast eenmalig bedrag een versie  van Office kopen. Maar wat mis je dan precies en wat is nu eigenlijk de voordeligste keuze?

OFFICE 365: JE HEBT HET WAARSCHIJNLIJK AL 
Het goede nieuws van Office 365, is dat je het wellicht al hebt. Wanneer je student bent of werkt bij een bedrijf dat Office 365 gebruikt, dan kun je ook prima die licentie gebruiken voor thuisgebruik. Bij dergelijke licenties kun je Office installeren op vijf apparaten, of dat nou een Windows-computer is of een Mac, een tablet of een smartphone. Alleen wordt de OneDrive-opslag dan wel gedeeld, dus is het geen goed idee om al je persoonlijke bestanden daar te bewaren. Wanneer je verandert van werk, wordt je account namelijk afgesloten en verlies je alles. Bovendien zal je werkgever het ook niet waarderen als je jouw OneDrive-opslagruimte vult met vakantiefilmpjes. 
En daarmee zijn we bij een van de belangrijkste troeven van Office 365: OneDrive. Wanneer je de diverse cloud-abonnementen met elkaar vergelijkt, zal je zien dat de prijs van zo’n abonnement niet noodzakelijk goedkoper is dan een Office 365-abonnement. Voor 2 TB aan cloudopslag betaal je bij Google bijvoorbeeld € 100,- per jaar. Voor € 69,- krijg je bij Microsoft dan maar 1 TB, maar je hebt wel meteen het volledige Officepakket erbij. Lang geen slechte deal dus! Wat houdt dat pakket precies in? Concreet krijg je toegang tot Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access en Publisher. Reken daar nog eens OneDrive bij en je hebt een aantrekkelijk geprijsd pakket. En niet alleen voor op je computer, maar ook Android en iOS. Wanneer je een abonnement deelt met gezinsleden (maximaal zes), wordt het al helemaal aantrekkelijk. Je betaalt dan € 99,- per jaar en in ruil daarvoor krijgen maar liefst zes personen toegang tot alle genoemde Office-programma’s. Bovendien krijgt elke gezinslid ook 1 TB aan OneDrive-opslag.

Word
Wist je dat je Word ook gratis kunt gebruiken viaOneDrive?

MICROSOFT OFFICE 2019 
Vind je abonnementen maar niets, dan kun je Office ook nog steeds afzonderlijk kopen. De voordeligste versie is ‘Microsoft Office 2019 voor thuisgebruik en studenten’. Dit pakket kost je € 149,99 en daarbij krijg je Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Merk dus wel op dat het mailprogramma Outlook hier niet bij zit. Ook krijg je (buiten de 5 GB die iedereen krijgt) geen opslagruimte bij OneDrive. Zoals de naam al doet vermoeden, mag je deze licentie dus alleen gebruiken voor thuisgebruik. Wil je Office zakelijk inzetten, dan koop je voor € 299,99 ‘Office 2019 voor thuisgebruik en zelfstandigen’. Dit pakket is wel inclusief Outlook, maar ook hier krijg je geen OneDrive-opslag. Wanneer je geen behoefte hebt aan cloudopslag en enkel wat tekstverwerking wilt doen, kan Office 2019 dus een prima keuze zijn. Uiteindelijk zal je goedkoper uitkomen dan wanneer je Office 365 zou nemen. Maar bij meerdere gezinsleden met wie je de licentie kunt delen, is Office 365 absoluut de betere deal.

OneDrive 2
OneDrive is een van de grootste troeven van Office 365

CHROMEBOOK 
Een andere motivatie om Office 365 te nemen, is wanneer je een Chromebook gebruikt. Zowat alle Chromebooks ondersteunen Google Play, dus kun je daar de mobiele Office-applicaties installeren en koppelen aan je Office 365-licentie. ‘Maar waarom zou ik Office 2019 kopen wanneer we al in 2021 zijn?’, horen we je nu al denken. Office brengt dergelijke pakketten normaal uit om de drie jaar. Dat wil zeggen dat er eind 2021 wellicht een nieuwe versie zal verschijnen, maar die zal dan Office 2022 heten. Als je kunt wachten, is dat altijd beter, maar eind 2021 is nog ver weg. 
Wil je helemaal niet betalen voor Office? Dan kun je de gratis web-tools gebruiken van Office via OneDrive.com.

OFFICE VOOR EEN PRIKKIE? 
Met wat onderzoek ontdek je al snel dat je voor zowel Office 2019 als Office 365 lang niet altijd de officiële prijs hoeft te betalen. Aanbieders van zulke ‘goedkopere’ licenties kopen bijvoorbeeld batches ongebruikte licenties op en verkopen die met korting door. Ook zijn er gevallen bekend waarin grote partijen licenties in een ander land worden gekocht, die daar goedkoper zijn dan in Nederland. Ook voor Windows zie je vaak hoge kortingen: dat is dan een OEM-licentie, die bedoeld is voor computerbouwers en niet voor eindgebruikers. 
Je krijgt doorgaans niet een fysieke verpakking of kaart opgestuurd, maar een digitale licentiesleutel. Al snel rijst de vraag in hoeverre die kortingen mogelijk zijn en of je een legitieme licentie aanschaft. Gelukkig kun je voor jezelf de nodige zekerheden inbouwen. Voordat je een licentie koopt, controleer je of er externe klantbeoordelingen over de verkoper bekend zijn. Verder verifieer je of de (Nederlandse) aanbieder contactmogelijkheden biedt. Houd er verder rekening mee dat het herroepingsrecht (het kunnen ‘retourneren’) niet van toepassing is bij digitale downloads. Controleer tot slot door wie ondersteuning wordt geleverd: door Microsoft of door de verkoper van de licentie. Ook voor Office-licenties geldt: als hij exorbitant scherp is geprijsd, wees dan op je hoede.