Soms is je Inbox bijna vol en zelfs na het opschonen blijft de Inbox bijna vol. Het probleem is hoe gearchiveerde e-mails in Gmail op te schonen op een veilige manier
Jacob (Jaap) Theunisz
We hebben het al eerder gehad over gearchiveerde e-mails in Gmail en hoe die op te schonen. Soms is je Inbox bijna vol en zelfs na het opschonen blijft de Inbox bijna vol. Dit kan liggen aan een grote hoeveelheid gearchiveerde e-mails die niet in je Inbox of een submap staan. Het probleem is dat in de all mail-map (die in clients vaak niet eens zichtbaar is) ook de gewone e-mails staan.
Dan is het toepassen van filters riskant, want hoe voorkom je dat er teveel of te weinig wordt verwijderd? En de filters lijken ook niet altijd goed te werken.
Als je (al of niet tijdelijk) een extra Gmail-account aanmaakt, is er een andere manier. Ik had het geluk nog een ongebruikte account bij Delta te hebben van eveneens 15 GB, zodat je via een tweede account je mail kunt opschonen. Doorloop de volgende stappen als jij ook zo’n tweede account hebt en je mail wil opschonen:
- Koppel in een mail-client beide accounts volgens het IMAP-protocol
- Maak dezelfde mapstructuur op je tweede account
- Kopieer de inhoud van elke map (folder) naar de overeenkomstige map van het tweede account. Hierbij ga ik ervan uit dat all mails niet zichtbaar is gemaakt in jouw client. De inhoud van die ‘map’ kopieer je in ieder geval niet. Het kan even duren.
- Controleer of dit gelukt is. Inmiddels kunnen er nog enkele nieuwe e-mails binnengekomen zijn. Kopieer die ook.
- Verwijder nu alle inhoud van de mappen van je eerste account. Let op: bewaar de mappen zelf wel. Als je dit niet doet, werken eventuele mail-verplaatsende regels in Outlook niet meer, ook niet als je de mappen opnieuw aanmaakt. Je hebt dan mogelijk veel handwerk om de regels weer werkend te krijgen.
- Verplaats eventuele nieuwe e-mails naar je tweede account.
- Ga naar Gmail.com en verwijder daar alles (wat je kwijt wil) in all mail. Pas op: ook tijdens dit proces kan er nog nieuwe e-mail binnenkomen. Gebruik voor de zekerheid dus in de zoekbalk het filter: -in: inbox. Bij mij ging het om zo’n 125.000 gearchiveerde e-mails van bij elkaar opgeteld 11 GB. Het was zoveel dat Gmail enkele keren een foutmelding (error) gaf en ik opnieuw moest beginnen. Het kan ook even duren voordat bij Gmail de teller weer op nul staat.
- Kopieer nu alles weer terug in de oorspronkelijke mappen vanuit je tweede account. Dit kan weer even duren.
- Controleer of alles weer aangekomen is. Dan kun je je tweede account eventueel opschonen of als back-up bewaren.
- Controleer of je niet teveel e-mails automatisch archiveert in plaats van verwijdert. Dit kan bijvoorbeeld komen door een standaardinstelling in een app op je mobiel bij het swipen naar links. Maar controleer ook alle instellingen in Outlook en Gmail. Google vindt het helemaal niet erg als je 15 GB vol raakt en zal, als je niets doet, betaalde opslagruimte (storage) blijven aanbieden.
